Cân bằng giữa tăng trưởng chiến lược và mối quan hệ khách hàng không hề dễ dàng. Account Manager phải gánh vác nhiều trách nhiệm: thúc đẩy doanh thu, đoán trước nhu cầu của khách hàng và duy trì giao tiếp liên tục.
Thực tế là gì? Không bao giờ có đủ thời gian trong ngày.
Đó là lúc AI xuất hiện. Cụ thể là ChatGPT.
ChatGPT có thể xử lý các công việc lặp đi lặp lại, sắp xếp danh sách việc cần làm và giúp cải thiện giao tiếp. Điều này giải phóng bạn để tập trung vào những gì quan trọng nhất: giữ cho khách hàng hài lòng, phát hiện cơ hội tăng trưởng và chốt các thương vụ
Khi kết hợp với các công cụ AI cho sales và nền tảng thông minh bán hàng phù hợp, ChatGPT giúp làm nổi bật dữ liệu, xu hướng và tín hiệu liên quan từ các tương tác của khách hàng. Từ đó mang lại cho Account Manager một bức tranh rõ ràng hơn về nơi cần tập trung nỗ lực.
Tại Sao Nên Dùng ChatGPT cho Việc Quản Lý Khách Hàng?
Từ việc xử lý các tác vụ thông thường đến giúp củng cố mối quan hệ với khách hàng, AI đang thay đổi cách các Account Manager làm việc.
Dưới đây là cách ChatGPT giúp bạn làm việc thông minh hơn, không phải chăm chỉ hơn:
1. Quản lý mối quan hệ khách hàng thông minh hơn
Biết được khách hàng cần gì không phải lúc nào cũng rõ ràng. ChatGPT có thể quét các cuộc trò chuyện, gắn cờ những thay đổi trong cảm xúc và nhấn mạnh khi một khách hàng có thể cần sự quan tâm đặc biệt.
2. Phản hồi tức thì cho các câu hỏi thường gặp
Khách hàng mong đợi câu trả lời nhanh chóng. ChatGPT có thể xử lý các yêu cầu thông thường, từ câu hỏi về thanh toán đến chi tiết về quy trình onboarding, giúp bạn tiết kiệm thời gian.
3. Cá nhân hóa giao tiếp ở mức độ cao
Không ai thích những tin nhắn chung chung. ChatGPT có thể điều chỉnh phản hồi dựa trên lịch sử, sở thích và hành vi của khách hàng, dù đó là email hỏi thăm hay đề xuất sản phẩm.
4. Tự động hóa lịch trình và lời nhắc
Account Manager có rất nhiều thứ cần theo dõi. Hãy để ChatGPT giúp bạn đặt lời nhắc và tự động hóa các tác vụ định kỳ để không có gì bị bỏ sót.
5. Upsell và cross-sell thông minh hơn
ChatGPT có thể nghiên cứu các tương tác trong quá khứ và hành vi mua hàng để đề xuất các bản nâng cấp, dịch vụ hoặc tiện ích bổ sung phù hợp. Các đề xuất dựa trên dữ liệu đồng nghĩa với nhiều cơ hội doanh thu hơn.
6. Tài liệu chuyên nghiệp và nhất quán
ChatGPT có thể soạn thảo các tài liệu rõ ràng, có cấu trúc trong vài giây trong khi vẫn duy trì sự nhất quán và chuyên nghiệp trong các báo cáo, đề xuất và cập nhật cho khách hàng.
7. AI có khả năng học hỏi và thích ứng
ChatGPT càng tương tác nhiều với bạn và các kịch bản khách hàng, nó càng trở nên tốt hơn. Nó tinh chỉnh các phản hồi và thích ứng với các sắc thái ngành cụ thể của bạn.
8. Tích hợp dễ dàng với các công cụ hiện có
Bạn đã sử dụng CRM hoặc hệ thống quản lý dự án? ChatGPT có thể tích hợp vào quy trình làm việc hiện tại của bạn, giữ cho mọi thứ được đồng bộ và cập nhật.
9. Mở rộng quy mô dễ dàng cùng doanh nghiệp
Khi lượng khách hàng của bạn tăng lên, khối lượng công việc cũng vậy. ChatGPT có thể xử lý hàng nghìn tương tác mà không bị quá tải, giúp hiệu suất của nhóm bạn tăng lên.
10. Một giải pháp tiết kiệm chi phí
Bằng cách tự động hóa công việc cho Account Manager, ChatGPT cho phép họ tập trung vào các tương tác có giá trị cao. Kết quả là một đội ngũ hiệu quả hơn và giảm chi phí vận hành.
Cách Sử Dụng ChatGPT cho Account Manager
Không chỉ là một công cụ tự động hóa, ChatGPT còn là một trợ thủ tăng năng suất, người hỗ trợ chiến lược và trợ lý giao tiếp. Nhưng chỉ sử dụng nó thôi là chưa đủ. Bạn cần tùy chỉnh và tích hợp nó vào quy trình làm việc hàng ngày.
Thiết lập ChatGPT cho Quản lý Khách hàng
Đầu tiên, ChatGPT cần được tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn. Nếu không, nó chỉ là một chatbot thông thường.
- Tạo bộ quy tắc về văn phong thương hiệu: Tải lên các nguyên tắc về thương hiệu để giúp ChatGPT khớp với giọng điệu của công ty bạn, dù là trang trọng hay thân mật.
- Tại sao điều này quan trọng: Sự nhất quán xây dựng niềm tin. Và niềm tin là nền tảng của mọi mối quan hệ khách hàng bền chặt.
- Cung cấp thông tin khách hàng cụ thể: Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng là tất cả. Cung cấp cho ChatGPT bối cảnh phù hợp, chẳng hạn như các tương tác trong quá khứ, sở thích, ghi chú cuộc họp và mục tiêu kinh doanh.
- Tích hợp ChatGPT với các công cụ CRM: Tích hợp mượt mà với các công cụ hiện có sẽ biến AI từ “hữu ích” thành không thể thiếu.
- Giao tiếp với khách hàng
- Soạn thảo và tinh chỉnh email: ChatGPT ghi nhớ các cuộc trò chuyện trước đây, điều chỉnh thông điệp và giữ giọng điệu nhất quán. Cần sửa một email cho trang trọng hơn? Cần một ghi chú hỏi thăm nhanh? Xong trong vài giây.
- Tạo đề xuất và báo cáo cho khách hàng: ChatGPT kéo dữ liệu liên quan từ CRM, định dạng nó bằng ngôn ngữ thân thiện và tùy chỉnh các đề xuất dựa trên ưu tiên của khách hàng.
- Xử lý các câu hỏi thường gặp (FAQs): ChatGPT có thể tự động tạo câu trả lời từ cơ sở kiến thức nội bộ của bạn, giải phóng bạn cho các tương tác cấp cao hơn.
- Phân tích dữ liệu và báo cáo
- Phân tích xu hướng bán hàng: ChatGPT giúp xác định các xu hướng về hiệu suất hàng tháng, thay đổi theo mùa và các chỉ số KPI cụ thể của khách hàng.
- Tạo báo cáo và insight trực quan: Nó có thể chuyển đổi dữ liệu phức tạp thành các bản tóm tắt, biểu đồ dễ đọc (khi được tích hợp với các công cụ BI).
- Quản lý công việc
- Sắp xếp tiến trình dự án: Sử dụng ChatGPT để giao việc rõ ràng, theo dõi deadline và cập nhật trạng thái theo thời gian thực.
- Đặt lời nhắc cho các hạng mục quan trọng: Các lời nhắc do AI điều khiển đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị bỏ lỡ.
- Giải quyết vấn đề và giữ chân khách hàng
- Xây dựng giải pháp cho các vấn đề của khách hàng: ChatGPT giúp giải quyết vấn đề bằng cách phân tích các giải pháp trong quá khứ và soạn thảo các phản hồi khéo léo để duy trì mối quan hệ.
- Cá nhân hóa tiếp cận để xây dựng mối quan hệ: Nó giúp đề xuất các thông điệp phù hợp dựa trên các tương tác trước đó và xác định các cột mốc quan trọng (ngày gia hạn, sinh nhật).
Nâng Tầm Chiến Lược Với Trợ Lý Similarweb (SAM)
Bạn đã dùng ChatGPT để tinh chỉnh chiến lược của mình. Nhưng sẽ ra sao nếu bạn có thể nâng nó lên một tầm cao mới? Đó là lúc Trợ lý Similarweb (SAM) xuất hiện.
Hãy coi SAM như một trợ lý bán hàng do AI cung cấp, được xây dựng để cung cấp thông tin thống kê và cách tiếp cận siêu cá nhân hóa.
Được hỗ trợ bởi dữ liệu thông minh kỹ thuật số và bán hàng của Similarweb, SAM giúp bạn tạo ra các thông điệp không chỉ đến được hộp thư đến mà còn tạo ra sự tương tác thực sự.
Điều kỳ diệu thực sự của SAM nằm ở khả năng nghiên cứu khách hàng tiềm năng tức thì. Dù bạn đang quét LinkedIn, lên lịch cuộc gọi trong Google Calendar hay kiểm tra website công ty, SAM đều cung cấp cho bạn những insight quan trọng theo thời gian thực. Không còn phải đoán mò. Chỉ có những cuộc trò chuyện thông minh hơn để xây dựng mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn.
SAM hoạt động với Salesforce, HubSpot và Gmail, vì vậy nó tích hợp ngay vào quy trình làm việc hiện tại của bạn. Kết hợp SAM với ChatGPT, và bạn sẽ có một cách làm việc thông minh hơn, nhanh hơn để đạt được mục tiêu của mình.
FAQs (Câu Hỏi Thường Gặp)
Làm cách nào để tùy chỉnh ChatGPT cho nhu cầu quản lý khách hàng của tôi?
Bắt đầu bằng cách thiết lập các nguyên tắc giao tiếp rõ ràng phản ánh giọng điệu thương hiệu của bạn. Sau đó, chia sẻ thông tin chính về khách hàng như các tương tác trong quá khứ và mục tiêu của họ. Với bối cảnh đó, ChatGPT có thể cung cấp các phản hồi phù hợp.
ChatGPT có thể hỗ trợ cải thiện giao tiếp qua email với khách hàng không?
Có. Soạn email cho khách hàng bằng ChatGPT giúp bạn có được các thông điệp rõ ràng, đúng thương hiệu và tập trung vào nhu cầu của khách hàng. Điều đó có nghĩa là có nhiều thời gian hơn cho chiến lược và các tương tác ý nghĩa hơn.
Quy trình tích hợp ChatGPT với hệ thống lịch của tôi là gì?
ChatGPT hoạt động với các công cụ như Google Calendar và Outlook để tự động hóa việc lập kế hoạch và nhắc nhở. Sau khi kết nối, nó có thể lên lịch các cuộc họp, gửi lời nhắc theo dõi và giữ cho mọi thứ hoạt động đúng giờ mà không cần nỗ lực thêm.
